5 Bước để Thay đổi Môi trường Viễn thông

Chi phí viễn thông : Từ Khó Quản lý đến Kiểm soát Toàn diện

Trong thời buổi kinh tế khó khăn hiện nay, vấn đề cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả là yêu cầu bắt buộc nhằm đối phó với tình hình kinh doanh nhiều bất trắc. Trong hầu hết các công ty, viễn thông thường là một trong ba hạng mục có chi phí cao nhất. Bởi vậy, việc giảm chi phí viễn thông và tiết kiệm thời gian có ý nghĩa rất quan trọng đối với hiệu quả kinh doanh của công ty.

Thách thức

Không nhiều công ty có thời gian hoặc công cụ để quản lý viễn thông doanh nghiệp một cách hiệu quả. Sự thiếu hụt về khả năng tự động hóa và cụ thể hóa tới từng chi tiết của hóa đơn viễn thông, việc thiếu khả năng theo dõi các loại chi phí viễn thông, hạn chế về dữ liệu báo cáo và nhân lực chuyên trách dẫn tới mất khả năng kiểm soát và sử dụng không hiệu quả thời gian quản lý viễn thông của công ty.

Lộ trình từ Khó Quản lý đến Kiểm soát Viễn thông Toàn diện

Bất cứ ai khi bắt đầu chuyến đi (đến nơi mà chưa từng ghé qua) thường vạch ra một lộ trình. Thường thì họ sẽ khôn ngoan chia thành nhiều giai đoạn để đánh dấu các bước tiến trong lộ trình. Để hoàn thành chuyến đi một cách thành công, họ thường không chỉ vạch ra các giai đoạn thực hiện, điểm đến an toàn tại vị trí chính xác, mà còn đánh giá hiệu quả chi phí của các quyết định đã thực hiện.

Tư duy tương tự nên được áp dụng trong việc hướng dẫn các bên có trách nhiệm trong việc quản lý/tối ưu hóa tài sản viễn thông của công ty.

5 Bước để Tăng cường Kiểm soát Hoạt động Viễn thông

Bước 1: Đánh giá tình hình

Để biết đang đi đâu, bạn cần phải biết nơi bạn đang đứng. Đầu tiên hãy đưa ra những câu hỏi phù hợp, từ đó bạn xác định được tình hình hoạt động viễn thông của công ty.

Bạn có thực sự kiểm soát được chi phí viễn thông? Có phải thông tin hoạt động viễn thông của công ty bạn được tập trung hóa và các chi phí, loại hình dịch vụ và hình thức sử dụng được báo cáo một cách đầy đủ? Những tài sản viễn thông có được quản lý chi phí tập trung một cách hợp lý và các thông tin có được truy cập và theo dõi một cách dễ dàng?

Tổng chi phí viễn thông của công ty bạn là bao nhiêu (tính theo đơn vị kinh doanh, nhà cung cấp viễn thông, loại hình dịch vụ) ? Ai chịu trách nhiệm nắm thông tin và tối ưu hóa các hạng mục này? Việc tối ưu hóa hoạt động sử dụng, các tính năng và loại hình dịch vụ được thực hiện thường xuyên như thế nào?

Các điều khoản hợp đồng viễn thông của công ty bạn có được cập nhật không? Các quy tắc trong kinh doanh có được tuân thủ và rà soát thường xuyên không? Các hóa đơn có chính xác không và được xác thực với tần suất như thế nào?

Những khoản nào đang nằm trong hóa đơn chi phí của công ty? Bạn có đang thanh toán cho các dịch vụ, những thiết bị đã ngừng sử dụng và bạn có đang trả tiền cho những tùy chọn tính năng không cần thiết và/hoặc thường phải trả tiền phạt cho việc dùng quá mức các dịch vụ không thuộc các tính năng/tùy chọn trong kế hoạch? Quá trình nào cần được rà soát mà bạn chưa thực hiện? Việc tối ưu hóa chi tiết được thực hiện với tần suất như thế nào?

Bạn dự báo chi phí viễn thông trong tương lai dựa trên những thông tin nào và độ chính xác của các dự báo trong quá khứ? Bạn có những nhân sự chuyên trách có thể sử dụng những bộ công cụ phù hợp để đảm bảo tối ưu hóa một cách hiệu quả các tài sản viễn thông không?

Trên đây là một vài trong số các câu hỏi có thể dùng để đánh giá tình hình hoạt động viễn thông của công ty bạn.

Bước 2: Phân tích các vấn đề

Nếu bạn có thể trả lời các câu hỏi ở trên một cách thoải mái với sự tự tin cao, bạn có thể đang nhận được những thành quả tích cực từ nỗ lực kiểm soát hoạt động viễn thông và đang ở một mức độ tương đối trong quá trình quản lý chi tiêu và tài sản viễn thông.

Tuy nhiên, nếu bạn không thể trả lời một số câu hỏi hoặc những phân tích của bạn cho thấy những con số đáng lo ngại về tình hình quản lý viễn thông tốn kém… Đó là lúc cần có sự hỗ trợ!

Bước 3: Nắm được các tùy chọn

Một khi bạn đã xác định cần có sự hỗ trợ bên ngoài để giảm đáng kể chi phí viễn thông và nâng cao hiệu quả đội ngũ quản lý hoạt động viễn thông. Hãy xác định những gì mà công ty cần và phù hợp nhất với công ty; đó có thể là một bên Tư vấn/Kiểm toán Viễn thông hoặc một nhà cung cấp giải pháp Quản lý Chi phí Viễn thông. Hoặc có thể bạn cần sự hỗ trợ của cả hai phương án trên!

Bên tư vấn/kiểm toán viễn thông thường đưa ra cái nhìn sâu sắc và và cập nhật tức thời môi trường viễn thông của công ty bạn. Họ sẽ kiểm tra các điều khoản hợp đồng viễn thông tối ưu, các năng lực loại hình dịch vụ chính xác, sử dụng những công nghệ phù hợp và về tổng thể hỗ trợ bạn cải thiện tình hình hoạt động viễn thông một cách lành mạnh và toàn diện.

Aberdeen Group đã nói: “Quản lý Chi phí Viễn thông (TEM) là một thuật ngữ thường mô tả một phương pháp theo dõi, tính chéo chi phí và thanh toán hóa đơn một cách kịp thời. Tuy nhiên, nghiên cứu của Aberdeen ưa chuộng cách tiếp cận toàn diện của một giải pháp “quản lý chi phí viễn thông tổng thể” có thể lưu trữ các hợp đồng, quản lý đơn hàng, quản lý tài sản và danh mục dịch vụ viễn thông, cũng như đưa ra những phân tích chuẩn hóa với phạm vi toàn doanh nghiệp.”

Vì vậy, một nhà cung cấp giải pháp Quản lý Chi phí Viễn thông (TEM) (nếu có nhiệm vụ như trên) sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể tin tưởng và quản lý hiệu quả môi trường viễn thông trong tương lai. Nhà cung cấp TEM của bạn sẽ cung cấp phần mềm có thể cấu hình và những phân tích chuyên sâu.

Chi phí viễn thông

Tìm hiểu và nắm bắt TEM có tác dụng gì và không có tác dụng gì!

TEM LÀ nhằm tiết kiệm và kiểm soát chi phí và tài sản viễn thông bằng việc sử dụng những công cụ tự động như phần mềm và các quy trình hoạt động được kết hợp với nhau để quản lý một cách tích cực các dịch vụ viễn thông trong chu kỳ sử dụng – thanh toán. TEM KHÔNG chỉ là phần mềm. Phần mềm mà thiếu việc sử dụng tích cực những thực hành tốt nhất đã được chấp nhận trong các quy trình hoạt động sẽ không thể giúp kiểm soát hiệu quả môi trường viễn thông của công ty bạn.

Bước 4: Đánh giá và Xem xét những Thực hành Tốt nhất trong Quản lý Viễn thông

Kết quả TEM tốt nhất có thể thu được khi công ty tích hợp những công cụ phần mềm tốt nhất với những Thực hành Tốt nhất được công nhận trong ngành. Khi một giải pháp tự động trên nền web được kết hợp với những thực hành dưới đây, công ty bạn sẽ thay đổi môi trường viễn thông từ khó quản lý (hoặc không thể kiểm soát) sang kiểm soát toàn diện.

  • Hóa đơn/Quản lý tài chính
  • Quản lý Mua sắm điện tử & Bộ phận Hỗ trợ
  • Quản lý Cung cấp/Đơn hàng
  • Quản lý Danh mục Dịch vụ/Tài sản viễn thông
  • Quản lý Hợp đồng/Nhà cung cấp/Tranh chấp
  • Tối ưu Chi phí/Hoạt động sử dụng
  • Quản lý Báo cáo
  • Quản lý Hợp đồng/Nhà cung cấp

Bước 5: Thực hiện các giải pháp được lựa chọn để kiểm soát chi phí và hoạt động sử dụng dịch vụ viễn thông

Dù có thích hay không, bạn đang đi trên con đường tới đích đến, hoặc là kiểm soát dịch vụ viễn thông, hoặc là mất kiểm soát dịch vụ viễn thông của công ty. Lộ trình đó gồm 5 bước nhằm đảm bảo và có thể giúp công ty bạn có môi trường viễn thông được quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Hãy bắt đầu thực hiện các bước này ngay từ hôm nay.